Een medewerker belt op maandagochtend: hij is ziek. Wat moet je nu doen? Als werkgever heb je verplichtingen, en die beginnen al op de eerste ziektedag. Een duidelijk stappenplan zieke werknemer helpt je om niets te vergeten en boetes te voorkomen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat er van je wordt verwacht, van de eerste ziekmelding tot de re-integratie. Zo houd je overzicht, ook als je even geen HR-afdeling achter de hand hebt.
Ziekteverzuim hoort er nu eenmaal bij als je personeel hebt. Toch schrikken veel ondernemers van de regels die erbij komen kijken. Daarom zetten we het rustig voor je op een rij.
Waarom een stappenplan zieke werknemer zo belangrijk is
Bij ziekte gelden strenge regels vanuit de Wet verbetering poortwachter. Die wet bepaalt wat jij en je medewerker moeten doen om terugkeer naar werk te bevorderen. Houd je je niet aan de termijnen? Dan kan het UWV je een loonsanctie opleggen. Dat betekent dat je het loon langer moet doorbetalen.
Daarom is een helder stappenplan zieke werknemer geen luxe, maar noodzaak. Bovendien voorkom je onnodige spanning. Je weet immers precies wanneer je welke actie moet ondernemen. Kortom, structuur helpt zowel jou als je medewerker.
De belangrijkste zieke medewerker verplichtingen werkgever draaien om drie dingen: op tijd melden, dossier bijhouden en actief werken aan herstel. Die drie pijlers vind je terug in elke stap hieronder.
Het stappenplan zieke werknemer van dag 1 tot week 6
De eerste weken zijn cruciaal. Hieronder vind je de belangrijkste momenten op een rij.
- Dag 1: de ziekmelding. Noteer de datum van de ziekmelding. Je mag vragen of je medewerker terugkomt, maar niet naar de aard van de klachten. Dat is privacygevoelig.
- Binnen een week: melden bij de arbodienst. Geef de ziekmelding door aan je arbodienst of bedrijfsarts. Zij ondersteunen bij de begeleiding.
- Week 1 tot 6: contact houden. Blijf in gesprek met je medewerker. Leg elk contactmoment vast in het personeelsdossier.
- Uiterlijk week 6: probleemanalyse. De bedrijfsarts maakt een probleemanalyse. Hierin staat wat er aan de hand is en wat de verwachting is voor herstel.
Daarnaast is loondoorbetaling meteen belangrijk. Je betaalt in het eerste jaar minimaal 70 procent van het loon door, vaak meer volgens de cao. Check daarom altijd je cao verplichtingen werkgever, want die kunnen afwijken.
Van week 8 tot twee jaar: re-integratie en het dossier
Blijft je medewerker langer ziek? Dan komen er meer verplichtingen bij. Rond week 8 stel je samen een plan van aanpak op. Daarin leg je vast welke stappen jullie zetten richting werkhervatting.
Vervolgens evalueer je elke zes weken. Loopt het herstel anders dan verwacht? Pas het plan dan aan. Rond week 42 meld je de langdurige ziekte bij het UWV. Vergeet die melding niet, want daar zit een strakke termijn op.
In het tweede ziektejaar kijk je ook naar het zogenoemde tweede spoor. Dat betekent dat je zoekt naar passend werk bij een andere werkgever, als terugkeer in de eigen functie niet lukt. Bovendien houd je alles nauwkeurig bij in het dossier.
Let ook op de personeelsdossier bewaartermijn. Gegevens rond ziekte en re-integratie bewaar je zorgvuldig, maar niet langer dan nodig. Zo blijf je binnen de privacyregels.
Fouten die je als werkgever wilt voorkomen
Veel ondernemers lopen tegen dezelfde valkuilen aan. Hieronder de meest voorkomende.
- Te weinig vastleggen. Zonder goed dossier sta je zwak bij een controle van het UWV.
- Termijnen missen. De probleemanalyse of de 42e-weeksmelding vergeten kost je geld.
- Naar klachten vragen. Dat mag niet. Laat medische vragen over aan de bedrijfsarts.
- Passief afwachten. Je moet actief meewerken aan herstel, niet alleen wachten tot je medewerker beter is.
Merk je dat verzuimbegeleiding en loonadministratie veel tijd vragen? Dan kan het slim zijn om je salarisadministratie en personeelszaken uit te besteden aan een specialist. Zo houd je zelf tijd over voor je onderneming, terwijl de regels netjes worden nageleefd.
Ook administratiekantoren komen deze vragen vaak tegen bij klanten. Wil je de loonadministratie voor jouw klanten laten verzorgen? Bekijk dan hoe wij samenwerken met administratiekantoren.
Hoelang moet ik het loon doorbetalen bij ziekte?
In principe betaal je bij ziekte twee jaar lang loon door. In het eerste jaar geldt minimaal 70 procent van het loon, maar nooit minder dan het minimumloon. Je cao kan hogere percentages voorschrijven. Controleer dat daarom altijd goed.
Mag ik vragen wat mijn zieke medewerker heeft?
Nee, je mag niet vragen naar de aard van de klachten. Dat is medische informatie en privacygevoelig. Je mag wel vragen wanneer iemand denkt terug te komen en of aangepast werk mogelijk is. Medische vragen laat je over aan de bedrijfsarts.
Wat gebeurt er als ik het stappenplan zieke werknemer niet volg?
Volg je de stappen uit de Wet verbetering poortwachter niet, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Je betaalt dan tot een jaar langer loon door. Een goed dossier en het naleven van de termijnen voorkomen dit.
Wil je zeker weten dat je verzuim, loondoorbetaling en re-integratie goed geregeld hebt? Bij Loonpunt denken we met je mee, van salarisadministratie tot alle vragen rond personeel. Neem gerust contact met ons op of duik in onze kennisbank vol praktische informatie voor werkgevers. Zo staat jouw personeelszaken altijd op de juiste voet.
