De feestdagen komen eraan en je wilt je medewerkers graag bedanken. Een mooi kerstpakket, een gezellige borrel of een etentje met het hele team: het hoort erbij. Maar hoe zit dat fiscaal? Via de werkkostenregeling WKR mag je als werkgever onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geven. In dit artikel leggen we uit hoe de werkkostenregeling WKR werkt rond kerstpakketten, cadeaus, borrels en etentjes. Zo kom je zonder verrassingen de feestdagen door.
Wat is de werkkostenregeling WKR precies?
De werkkostenregeling WKR regelt welke vergoedingen en verstrekkingen je onbelast aan je personeel mag geven. Denk aan kerstpakketten, een personeelsfeest of een cadeau bij een jubileum. Je werkt daarbij met een zogeheten vrije ruimte. Binnen die vrije ruimte betaal je geen loonheffingen over de verstrekkingen.
De vrije ruimte is een percentage van de totale loonsom van je bedrijf. Tot een bepaald bedrag geldt een hoger percentage, daarboven een lager percentage. Blijf je binnen de vrije ruimte, dan is alles onbelast. Ga je eroverheen, dan betaal je over het meerdere een eindheffing van 80 procent. Daarom is het slim om je vrije ruimte goed in de gaten te houden, zeker rond de feestdagen.
Kerstpakketten en de werkkostenregeling WKR
Een kerstpakket is een klassiek voorbeeld van een verstrekking die onder de werkkostenregeling WKR valt. Je wijst de waarde van het pakket aan als eindheffingsloon. Vervolgens komt die waarde ten laste van je vrije ruimte.
Let op: je rekent met de waarde inclusief btw. Een kerstpakket van bijvoorbeeld 50 euro telt dus voor 50 euro mee in je vrije ruimte. Heb je veel medewerkers, dan loopt dat snel op. Daarom is het verstandig om vooraf te rekenen. Zo voorkom je dat je ongemerkt over de grens van je vrije ruimte gaat.
Een handige vuistregel:
- Bepaal de totale waarde van alle kerstpakketten samen.
- Tel daar andere verstrekkingen van dit jaar bij op.
- Vergelijk het totaal met je beschikbare vrije ruimte.
Borrels, etentjes en cadeaus: waar let je op?
Niet alles telt op dezelfde manier mee in de werkkostenregeling WKR. Het verschil zit vooral in de locatie en het karakter van de activiteit. Daarom is het goed om de hoofdlijnen te kennen.
Borrels en etentjes op de werkplek. Organiseer je een borrel of maaltijd op kantoor, dan gelden vaak gerichte vrijstellingen of een nihilwaardering. Dat betekent dat ze geen of nauwelijks ruimte kosten. Een vrijdagmiddagborrel op de eigen werkplek hoef je dus meestal niet in je vrije ruimte te stoppen.
Borrels en etentjes buiten de deur. Ga je met het team naar een restaurant of externe locatie, dan ligt het anders. Deze kosten wijs je doorgaans aan als eindheffingsloon. Ze tellen dus mee in je vrije ruimte.
Persoonlijke cadeaus. Geef je een cadeau bij een verjaardag of jubileum, dan valt dit meestal ook onder de werkkostenregeling WKR. Een attentie bij bijzondere gelegenheden, zoals bij een geboorte, kan onder voorwaarden onbelast blijven. Twijfel je? Leg het dan even voor aan een specialist.
Zo houd je grip op je vrije ruimte rond de feestdagen
De feestdagen zijn een drukke periode voor verstrekkingen. Daarom helpt het om het hele jaar overzicht te houden, niet alleen in december. Met een paar simpele gewoontes voorkom je een onverwachte eindheffing.
- Houd een lijstje bij. Noteer alle verstrekkingen en vergoedingen die je in de vrije ruimte plaatst.
- Reken op tijd. Bereken al in het najaar hoeveel vrije ruimte je nog over hebt.
- Verdeel slim. Spreid grote uitgaven waar mogelijk over het jaar.
- Check de spelregels. Weet welke posten gericht vrijgesteld zijn en welke niet.
Vind je dit lastig? Dat snappen we goed. De regels zijn best technisch en veranderen regelmatig. Wil je het zeker weten en zonder gedoe regelen, dan kun je je loonadministratie uitbesteden aan de salarisspecialisten van Loonpunt. Wij houden je vrije ruimte in de gaten en denken met je mee.
Werk je voor een administratiekantoor of accountantskantoor?
Ook als administratie- of accountantskantoor krijg je rond de feestdagen vragen over de werkkostenregeling WKR. Je klanten willen weten of hun kerstpakket of personeelsfeest binnen de vrije ruimte past. Dat kost tijd en vraagt specialistische kennis.
Daarom werken veel kantoren samen met een loonpartner. Zo kun je de salarisadministratie voor administratiekantoren uitbesteden aan Loonpunt. Wij regelen de loonheffingen en de WKR-berekening, zodat jij je klanten snel en correct kunt adviseren. In onze kennisbank vind je bovendien meer praktische uitleg over loonzaken.
Tellen kerstpakketten mee in de vrije ruimte van de WKR?
Ja. Je wijst de waarde van het kerstpakket inclusief btw aan als eindheffingsloon. Die waarde komt ten laste van je vrije ruimte. Blijf je binnen de ruimte, dan is het pakket onbelast.
Moet ik loonheffingen betalen over een personeelsborrel?
Dat hangt af van de locatie. Een borrel op de eigen werkplek valt vaak onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering. Een borrel of etentje buiten de deur telt meestal wel mee in je vrije ruimte. Over het deel dat de vrije ruimte overschrijdt, betaal je 80 procent eindheffing via de loonheffingen.
Wat gebeurt er als ik over mijn vrije ruimte heen ga?
Dan betaal je over het meerdere een eindheffing van 80 procent. Dat kan behoorlijk oplopen. Daarom is het verstandig om vooraf te rekenen en je verstrekkingen bij te houden. Zo kom je niet voor verrassingen te staan na de feestdagen.
Wil je de feestdagen ingaan zonder zorgen over de WKR? Loonpunt is jouw kennispartner voor salaris, personeel en HR. Vanuit Schoonhoven helpen we werkgevers en kantoren door heel Nederland met een kloppende loonadministratie en praktisch advies. Heb je een vraag over kerstpakketten, borrels of je vrije ruimte? Neem gerust contact met ons op en we denken met je mee.
