De feestdagen komen eraan en je wilt je medewerkers bedanken voor hun inzet. Een mooi kerstpakket is dan een klassieker. Toch krijgen wij elk jaar dezelfde vraag: is een kerstpakket loon? Het korte antwoord: fiscaal gezien telt een kerstpakket in principe als loon in natura. Toch hoef je er meestal geen loonheffingen over in te houden, dankzij de werkkostenregeling. In dit artikel leggen we rustig uit hoe dat werkt, zodat je met een gerust hart pakketten kunt uitdelen.
Waarom een kerstpakket loon is volgens de Belastingdienst
De Belastingdienst kijkt breed naar het begrip loon. Alles wat je een medewerker geeft vanuit de dienstbetrekking is in principe loon. Dat geldt niet alleen voor geld op de bankrekening, maar ook voor spullen. Een kerstpakket, een fles wijn of een cadeaubon vallen daarom onder loon in natura.
Dat klinkt misschien vervelend, maar het betekent niet automatisch dat je medewerker erover moet afdragen. De vraag is een kerstpakket loon heeft namelijk een vervolg: hoe verwerk je het? Daar komt de werkkostenregeling om de hoek kijken. Die regeling zorgt ervoor dat je zulke extraatjes belastingvrij kunt geven, mits je binnen de grenzen blijft.
Kortom, het pakket telt technisch als loon, maar je bepaalt zelf hoe je het fiscaal behandelt. En dat scheelt je medewerker vaak een hoop.
De werkkostenregeling (WKR) in het kort
De werkkostenregeling, ook wel de WKR, is de regeling waarmee je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel geeft. Denk aan een kerstpakket, een personeelsuitje of een kleine attentie. Je mag jaarlijks een bepaald percentage van je totale loonsom besteden aan zulke extraatjes. Dat heet de vrije ruimte.
Blijf je binnen die vrije ruimte, dan betaal je geen loonheffingen. Kom je erboven, dan betaal je als werkgever 80 procent eindheffing over het meerdere. Belangrijk: die belasting komt bij jou terecht, niet bij je medewerker. Je medewerker houdt zijn kerstpakket dus altijd netto.
Daarom is het slim om je vrije ruimte in de gaten te houden. Vooral in december, als veel kosten samenvallen. Een goede loonadministratie uitbesteden aan een specialist helpt je om overzicht te bewaren en verrassingen te voorkomen.
Is een kerstpakket loon dat je zelf moet aanwijzen?
Ja, en dit is een stap die veel werkgevers vergeten. Om een kerstpakket belastingvrij te houden, moet je het bewust aanwijzen als eindheffingsloon in je administratie. Doe je dat niet, dan kan de Belastingdienst het alsnog als gewoon loon zien bij je medewerker. Dat wil je voorkomen.
Het aanwijzen gebeurt in je loonadministratie. Daarom is de vraag is een kerstpakket loon niet alleen fiscaal, maar ook administratief van belang. Een paar aandachtspunten:
- Wijs het kerstpakket vooraf aan als eindheffingsloon.
- Registreer de waarde inclusief btw.
- Houd bij hoeveel vrije ruimte je nog over hebt.
- Bewaar de factuur netjes in je administratie.
Zo blijft alles controleerbaar. Bovendien voorkom je dat een leuk gebaar later een naheffing oplevert. Twijfel je over de juiste verwerking? In onze kennisbank met uitleg over loonheffingen en de WKR vind je meer verdieping.
Praktische tips voor het uitdelen van kerstpakketten
Een kerstpakket geven hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een beetje planning regel je het zonder stress. Hieronder een paar nuchtere tips voor mkb-werkgevers.
Bepaal je budget op tijd
Reken vooraf uit hoeveel vrije ruimte je nog hebt. Zo weet je precies wat je kunt besteden zonder eindheffing te betalen. Neem ook eventuele eerdere verstrekkingen mee, zoals een zomeruitje.
Geef aan iedereen hetzelfde
Geef bij voorkeur alle medewerkers een gelijkwaardig pakket. Dat voorkomt discussie en houdt de fiscale verwerking eenvoudig. Bovendien voelt het eerlijk voor je team.
Cadeaubon of pakket?
Ook een cadeaubon valt onder loon in natura en de WKR. De verwerking is hetzelfde als bij een pakket. Kies dus vooral wat het beste past bij je medewerkers, want fiscaal maakt het geen verschil.
Kortom, met een beetje voorbereiding wordt het uitdelen van kerstpakketten een fluitje van een cent. En je medewerkers voelen zich gewaardeerd, wat uiteindelijk het belangrijkste is.
Moet mijn medewerker belasting betalen over een kerstpakket?
Nee, in de meeste gevallen niet. Als je het kerstpakket aanwijst als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling, houdt je medewerker het netto. Kom je boven de vrije ruimte, dan betaal jij als werkgever de eindheffing, niet je medewerker.
Geldt de WKR ook voor kleine attenties zoals een fles wijn?
Ja, ook kleine verstrekkingen vallen onder loon in natura en de WKR. Een fruitmand, een bos bloemen of een fles wijn tellen dus mee in je vrije ruimte. Houd de totale waarde daarom netjes bij in je administratie.
Wat gebeurt er als ik het kerstpakket niet aanwijs als eindheffingsloon?
Dan kan de Belastingdienst het als individueel loon voor je medewerker aanmerken. Die betaalt er dan loonheffing over. Wijs het pakket daarom altijd vooraf aan in je loonadministratie om dit te voorkomen.
Regel je loonadministratie met een gerust hart
Een kerstpakket geven is een mooi gebaar, maar de fiscale kant vraagt aandacht. Wil je zeker weten dat je de werkkostenregeling optimaal benut en niets misloopt? Dan helpt Loonpunt je graag verder. Wij zijn landelijk actief vanuit Schoonhoven en houden je loonheffingen, WKR en verdere personeelszaken scherp in de gaten. Zowel mkb-werkgevers als administratiekantoren kunnen bij ons terecht. Neem contact op met Loonpunt en ontdek hoe wij je ontzorgen, niet alleen rond de feestdagen, maar het hele jaar door.
